5 tips hoe je een bedrijfsfeest organiseert!

Een bedrijfsfeest is de ideale gelegenheid om u van uw beste kant te laten zien. Zeker wanneer het event tot in de puntjes verzorgd is, zult u een onuitwisbare indruk achterlaten. Maar hoe kunt u de organisatie van een event nou het beste aanpakken? Hoe zorgt u ervoor dat u en uw gasten nog wekenlang napraten over uw bedrijfsfeest? Het sleutelwoord is planning. Het hele event staat of valt met een uitgekiende planning en voorbereiding.

In deze blog geven we u graag vijf tips om uw bedrijfsfeest een succes te laten worden!

1. Uw bedrijfsfeest begint met een idee

De eerste stap is inderdaad brainstormen. Bedenk samen met een aantal collega’s – die u ook kunnen helpen met de hele organisatie van uw event – wat het doel is van het bedrijfsfeest. Krijgt het feest een formeel of juist informeel karakter? Draait het om netwerken en socializen of meer om informeren en inspireren met toonaangevende sprekers? Wat wilt u als bedrijf bereiken met het event? Wie gaat u uitnodigen: klanten, prospects, relaties of een combinatie van de drie? Allemaal vragen die eerst beantwoord moeten worden, voordat u een bedrijfsfeest kunt organiseren.

2. Stel een team samen

Een goed event organiseren kost nou eenmaal tijd. Soms zelfs veel tijd. Stel daarom een team samen dat samen met u uw bedrijfsfeest kan organiseren. Handig is om naar de persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden te kijken, zodat iedereen een specifieke taak toebedeeld kan krijgen. Een grafisch vormgever kan bijvoorbeeld hoofd decoraties zijn, de communicatiemedewerker kan de uitnodigingen verzorgen en de facilitair medewerker zorgt dat de catering op orde is. Zo kan je iedereen inzetten op die vlakken waar hij of zij goed in is. Neem daar rustig wat langer de tijd voor om aan het einde van de rit efficiënter te kunnen werken.

3. Op zoek naar een geschikte locatie voor uw event

De volgende vraag die dan automatisch naar boven komt: waar gaat u uw bedrijfsfeest organiseren? Wij ervaren dat een locatie het event kan maken of breken. Daarom is de keuze voor de juiste locatie zo ontzettend belangrijk. Deze moet niet te klein zijn, maar zeker ook niet te groot. Is er genoeg ruimte voor het programma dat u in gedachten had? Vraag door naar wat zij allemaal voor u regelen. Bijvoorbeeld de catering, aankleding, beveiliging, welkom door gastvrouwen. Wordt dit namelijk niet door de locatie voor u geregeld, dan moet u daar dus zelf nog achteraan. En er voor zorgen dat de communicatie tussen de verschillende partijen op rolletjes blijft lopen. Als spil in het web van de organisatie van uw bedrijfsfeest, is het aan u om dit te faciliteren.

4. Uw gasten uitnodigen voor uw bedrijfsfeest

Ze zeggen weleens dat de eerste indruk allesbepalend is. Dat is zo in een persoonlijk gesprek, maar dat geldt ook zeker voor post en e-mail. De uitnodiging voor uw bedrijfsfeest moet dan ook keurig in orde zijn. Vermeld duidelijk wat de mensen kunnen verwachten en zorg dat uw bedrijf duidelijk herkenbaar is, bijvoorbeeld door uw huisstijlkleuren te gebruiken. Verstuur de uitnodigingen ongeveer een maand voor het event. Houd nauwkeurig bij wie zich aangemeld heeft en stuur de rest nog een reminder. Bedank en bevestig degenen die zich aangemeld hebben. Stuur twee dagen voor het event nog een herinnering met de locatie, tijd en routebeschrijving.

5. De follow-up van uw event

Houd tijdens uw event goed in de gaten of alles ook verloopt zoals u en uw team bedacht hebben. Sta klaar om eventuele vragen te beantwoorden en onverhoopte problemen op te lossen. Registreer de gasten, zodat u ze na afloop van uw bedrijfsfeest een bedankje kunt sturen voor hun aanwezigheid. Het is overigens sowieso verstandig om ook een plan op te stellen voor de follow-up van uw event. In onze vorige blog hebben we een aantal tips gegeven over hoe u dit efficiënt kunt inrichten.

Een succesvol bedrijfsfeest organiseren

Met deze vijf tips kunt u de eerste stappen zetten om uw eigen bedrijfsfeest te organiseren. Heeft u nog meer inspiratie nodig? Wij denken graag met u mee. Laat een bericht achter en dan nemen we zo spoedig mogelijk contact met u op.