9 stappen voor de beste planning van een event!

Wat voor een evenement u ook gaat organiseren, het succes staat of valt met de planning. Of het nu gaat om een evenement waar duizenden mensen op af komen of een kleinschalig, lokaal event. Voorbereiden en plannen is het belangrijkste dat er is. Het is onmogelijk om op alle details in te gaan, maar in deze blog geven we u een handig stappenplan die u als leidraad kunt gebruiken bij het plannen van een event.

Stap 1: Maak een plan

Elk evenement begint met een idee. En nog een idee, en nog een idee. Kies de beste optie en werk die verder uit. Vanuit daar kunt u het plan steeds verder gaan concretiseren. Bedenk ook waarom u het event wilt organiseren. Wat wilt u er uiteindelijk mee bereiken? Stel duidelijke doelstellingen op en maak een budget.

Stap 2: Prik een datum

Houd er rekening mee dat het organiseren van een evenement tijd kost. Begin acht tot tien maanden van tevoren met plannen voor grootschalige evenementen. Bij kleinere events kunt u eventueel drie maanden vooraf beginnen, al wordt beschikbaarheid van een locatie dan vaak al lastiger. Vanuit dat gegeven kunt u een datum gaan prikken. Kijk daarbij naar de beschikbaarheid van bijvoorbeeld de locatie en sprekers, maar houd ook rekening met schoolvakanties en feestdagen.

Stap 3: Verzamel een deskundig team

Een evenement organiseren is teamwork. Als u alles alleen moet doen, dan worden er geheid dingen vergeten. Om dat te voorkomen kunt u het beste een team om u heen verzamelen dat u helpt bij de planning. Stel iedereen verantwoordelijk voor een bepaald deel van het event, bijvoorbeeld entertainment, catering, decoratie en gastenlijsten. Laat iedereen een plan opstellen en combineer dat tot één groot masterplan, zodat u in de gaten kunt houden of afspraken nagekomen worden.

Stel een deskundig team samen voor het plannen van uw event

Stap 4: Promoot het event

Promotie is een belangrijk onderdeel van het event, want hoe weten mensen anders dat u een event organiseert? Maak daarom een apart promotieplan. Overweeg om speciaal voor het event een logo te (laten) ontwerpen voor optimale herkenning. Betrek ook zeker social media in uw plan met bijvoorbeeld een speciale hashtag. Bepaal wat er wanneer en op welke manier naar buiten gebracht wordt.

Stap 5: Maak een plan B

Er kan altijd iets fout gaan. Bedenk voor elk onderdeel van uw evenement het beste scenario, maar ook het slechtste. Is uw evenement buiten? Wat doet u als het regent? Wat als de keynote speaker ziek wordt? Of als de catering in een monsterfile komt te staan? Houd overal rekening mee en bedenk vooraf al een plan B voor als er onverhoopt iets mis gaat.

Stap 6: Stel een draaiboek op

Is alles geregeld en is het programma bekend? Stel dan een draaiboek op en geef exemplaren aan de contactpersonen. In het draaiboek vermeld u gedetailleerd het programma. Wat vindt waar plaats, wie is er verantwoordelijk, wie zijn de betrokken personen, hoe kunnen die bereikt worden. Zo heeft u altijd alle gegevens snel bij de hand.

Stap 7: Plan een generale repetitie

Net als bij een theatervoorstelling, kunt u ook voor uw evenement een generale repetitie plannen. Kom twee weken van tevoren samen met uw team en bespreek elke minuut van het evenement. Van opbouw tot afbreken en alles wat daar tussen zit. Dan komen er waarschijnlijk nog details naar boven die nog geregeld moeten worden. Verdeel de details en houd dagelijks contact met het team om te checken of alles wordt opgepakt.

Stap 8: Check, check en dubbelcheck

Begin een week voor het evenement met alle betrokken partijen na te bellen om te checken of afspraken nagekomen worden. Check of alles is vastgelegd zoals het besproken is en vraag of ze nog input van uw kant nodig hebben.

Check, check en dubbelcheck!

Stap 9: Denk ook aan de follow-up

Het evenement zelf is natuurlijk het belangrijkste, maar een goede follow-up hoort daar absoluut bij. Stuur de deelnemers zo snel mogelijk (het liefst binnen één of twee dagen) een e-mail om ze te bedanken voor hun aanwezigheid, als het kan inclusief een paar foto’s. Houd de deelnemers daarna actief op de hoogte wanneer alle foto’s online staan en bijvoorbeeld video’s van de presentaties.

Aan de slag!

Met deze negen stappen kunt u zelf aan de slag met het plannen van uw event. Heeft u nog vragen of bent u op zoek naar professionele ondersteuning? Laat een bericht achter, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact met u op.